Em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas precisam se transformar diariamente. Para isso, buscam por inovação e outras melhorias que qualifiquem suas atividades, deixando-as cada vez mais profissionais. Nesse contexto, a integração de processos financeiros vem para auxiliar na tomada de decisão, permitindo a centralização das informações e um maior controle gerencial.
Esse monitoramento constante, a agilidade no fluxo de informações entre os setores e a confiabilidade do banco de dados são o motivo pelo qual as empresas visam automatizar seus processos. E a melhor ferramenta para fazer essa automatização é o software ERP, pois ele ajuda a facilitar rotinas e garante tempo livre para o trabalho estratégico na atividade-fim da empresa.
Como o ERP auxilia na integração de processos financeiros
A falta de comunicação entre o financeiro e os demais setores pode causar um impacto negativo nas finanças. Por isso, é importante que os departamentos estejam alinhados e que o fluxo de informação seja feito de forma eficiente. Com um bom ERP, é possível centralizar e controlar esses dados, beneficiando todas as áreas e a gestão da empresa de um modo geral.
Para você entender melhor, destacamos 5 exemplos exemplos dessa integração de processos financeiros feita pelo ERP. Confira:
1 – Receitas e despesas
Ao usar um software ERP para automatizar e integrar as operações de recebimento e pagamento, é possível fazer uma provisão tanto do contas a pagar quanto do contas a receber. Isso quer dizer que o gestor pode se organizar com antecedência para quitar os impostos e fazer a folha de pagamento, por exemplo, pois sabe exatamente quanto dinheiro tem disponível em cada período.
Também é possível estabelecer, por meio do sistema, um alerta de cobrança automático aos clientes. Dessa forma, ele consegue reduzir a inadimplência, além de eliminar pagamentos duplicados e indevidos e movimentações duvidosas.
2 – Vendas e estoque
A integração entre as áreas de vendas e estoque é um exemplo clássico, já que estamos falando de setores-chave para a sustentabilidade da empresa. Quando unimos e disponibilizamos as informações de um departamento para o outro, reduzimos erros, otimizamos o tempo e melhoramos o atendimento aos clientes. Como tudo isso acontece? Veja um exemplo, para facilitar o entendimento.
Digamos que você tem uma loja de material de construção e vende dezenas de ferramentas por dia. Imagine se a cada venda você tivesse que preencher o sistema financeiro para fazer o fluxo de caixa e emitir a nota fiscal, além de ter que abrir um outro software só para controlar o estoque. Já pensou como seria quando a loja estivesse cheia?
Com certeza algum número seria esquecido, o que resultaria na contagem de cada peça do estoque depois do horário para saber o que ainda tem ou não para oferecer aos clientes. Até porque você não quer correr o risco de oferecer um produto e na hora de ir buscar no estoque não encontrá-lo, certo?
Fazendo a integração com o ERP, no momento em que a venda é registrada, automaticamente o montante já entra no fluxo de caixa, os valores que devem ser pagos em impostos vão para o contas a pagar, os dados entram na parte da nota fiscal e a quantidade do produto comprado é baixada no estoque. Dessa forma, ganha-se em agilidade e, praticamente, eliminam-se os erros de contagem, dando ao empresário a garantia de oferecer ao cliente aquilo que ele realmente precisa.
3 – Estoque e compras
Geralmente, o setor de compras recebe os pedidos conforme uma média de uso, especialmente quando falamos de mercadorias ligadas diretamente à produção. Quando usamos um ERP para integrar as movimentações do estoque com o setor de compras, essa atividade pode ser feita com muito mais exatidão.
É possível, por exemplo, estabelecer índices para o giro do estoque. Isso quer dizer que um produto só será comprado quando atingir determinado índice. Com esse acompanhamento, o setor de compras também consegue um poder maior de negociação com os fornecedores, pois sabe exatamente quando terá que fazer uma reposição, não precisando seguir os prazos gerais do mercado.
4 – Compliance
O compliance não é um setor da empresa, mas é algo que envolve todos os departamentos e que pode ter na integração de processos financeiros uma grande aliada. Isso porque ela permite a padronização das informações, facilitando os lançamentos, a organização e a transmissão dos dados ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), que contempla uma série de obrigações, como o eSocial, a EFD-Reinf, o Bloco K e a ECF.
Porém, especificamente para o cumprimento das metas de compliance, é essencial contar com um ERP que esteja preparado para isso. Não adianta nada ter uma solução que faça um ótimo fluxo de caixa, controle o estoque e emita as notas fiscais se, depois, ela não reunir as informações para que tudo seja enviado ao governo da forma correta.
Para que fique ainda mais clara a importância da escolha do software, listamos alguns benefícios para quem faz a integração de processos financeiros utilizando um software ERP. Acompanhe!
Benefícios da integração de processos financeiros
As vantagens de fazer a integração de processos financeiros usando um ERP são bastante significativas quando temos em vista que esse tipo de solução consegue lidar com os principais gargalos que atrapalham a empresa. Conheça algumas delas:
- Maior controle operacional: usando o ERP para fazer a integração de processos financeiros, o controle operacional é feito por meio de registros em que todas as rotinas organizacionais são armazenadas. Isso permite um monitoramento constante do fluxo de informações, o que garante ao gestor mais versatilidade e comodidade na tomada de decisão.
- Padronização de políticas financeiras: ao reunir todos os dados dentro do ERP, é possível padronizar as políticas financeiras, evitando que valores e prazos sejam praticados de formas diferentes. Isso quer dizer, por exemplo, que a sua empresa estabelece as mesmas regras de negociação com clientes e fornecedores. Quando não é realizada nenhuma distinção entre os agentes, a empresa ganha mais confiança do mercado.
- Eficiência operacional: instituir rotinas financeiras organizadas melhora a performance dos funcionários e, consequentemente, da empresa. Além disso, elas permitem um aumento da produtividade e também elevam os níveis de satisfação dos clientes.
- Redução de erros: ao automatizar o processo com um ERP, o fluxo de informações percorre os setores, mas sem a manipulação ou alteração de dados, o que diminui os erros e o retrabalho e aumenta a confiabilidade.
Por fim, o software ERP ajuda a eliminar processos e sistemas redundantes, reduzindo drasticamente os custos do negócio em geral. Portanto, se antes você tinha que ter um tipo de software para cada setor, agora você tem todos reunidos na mesma plataforma, o que para as finanças de uma empresa é ideal.
Conte com um ERP especialista no assunto
Como já dissemos, o jeito certo de fazer a integração de processos financeiros é usando o ERP, mas não qualquer ERP. Você precisa de um software que ofereça soluções para finanças que integrem processos de vendas, cobranças, recebimentos, orçamentos, compras, pagamentos, bancos, conciliações, gestão por centro de resultados e fluxo de caixa.
E esse é o ERP Radar Empresarial, da WK! Ele permite que a área de finanças faça a gestão das atividades da empresa, possibilitando a elaboração de previsões e planejamentos confiáveis, além do atendimento eficaz da legislação, como a EFD-Reinf, as retenções de IR, PCC, entre outras obrigatoriedades.
Nosso propósito é promover eficiência na gestão por meio de um sistema integrado e com tecnologia exclusiva, garantindo independência ao usuário e proporcionando o melhor custo-benefício. Junto a isso, também destacamos o nosso método de implantação rápida, para que nossos clientes possam começar a usar o ERP de forma ágil e prática.
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