O eSocial é a nova obrigação acessória que todas as empresas e órgãos públicos terão que cumprir para gerar informações à Receita Federal, Previdência Social, Ministério do Trabalho e Caixa Econômica Federal sobre todas as relações onerosas de trabalho. Faz parte do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital. O eSocial já é considerado o maior dos SPEDs, por abranger a totalidade de empresas e gerar informações de todos os trabalhadores com vínculo de trabalho formal no país.
Através do Decreto 8.373/14 foi instituído oficialmente o eSocial e já em 2015 será aberto o ambiente de testes para envio de arquivos.
O eSocial terá como objetivos: maior transparência fiscal para os entes participantes, garantia de direitos aos trabalhadores e uma futura simplificação de processos para os empregadores, já que o eSocial pretende substituir as declarações GFIP, RAIS, CAGED e DIRF.
Mas será que as empresas contábeis – que atendem a maioria dos pequenos negócios no Brasil – estão preparadas para vencer este desafio? Tempo há, porém algumas ações precisam ser iniciadas, para o êxito no atendimento da nova obrigação.
Leia a seguir 10 dicas com providências imediatas a serem tomadas para que as empresas contábeis tenham êxito na implantação do eSocial junto aos seus clientes.
1. Comunicar às empresas
os pequenos empregadores geralmente estão mais focados em seus negócios e não acompanham a legislação em detalhes. A empresa contábil pode promover uma palestra ou visitar cada um dos clientes para informar sobre a chegada do eSocial. Depois tal comunicação deverá ser formal – por escrito, para definir prazos e regras para o cumprimento das novas obrigações. No portal do eSocial há uma apresentação-padrão disponibilizada pelo Comitê Gestor que poderá ser utilizada.
os pequenos empregadores geralmente estão mais focados em seus negócios e não acompanham a legislação em detalhes. A empresa contábil pode promover uma palestra ou visitar cada um dos clientes para informar sobre a chegada do eSocial. Depois tal comunicação deverá ser formal – por escrito, para definir prazos e regras para o cumprimento das novas obrigações. No portal do eSocial há uma apresentação-padrão disponibilizada pelo Comitê Gestor que poderá ser utilizada.
2. Mudar paradigmas e procedimentos: talvez a parte mais difícil.
Deixe claro aos empregadores que a legislação trabalhista, fiscal e previdenciária deverá ser cumprida à risca. Haverá cruzamento de informações, as admissões deverão ser enviadas antes do início no trabalho, o pagamento das férias deve ser feito dois dias antes (já que será informado no eSocial) e as Rescisões Contratuais serão informadas no mesmo prazo do pagamento. Crie um lista com os prazos que s documentos precisam chegar na empresa contábil para o cumprimento das obrigações.
Deixe claro aos empregadores que a legislação trabalhista, fiscal e previdenciária deverá ser cumprida à risca. Haverá cruzamento de informações, as admissões deverão ser enviadas antes do início no trabalho, o pagamento das férias deve ser feito dois dias antes (já que será informado no eSocial) e as Rescisões Contratuais serão informadas no mesmo prazo do pagamento. Crie um lista com os prazos que s documentos precisam chegar na empresa contábil para o cumprimento das obrigações.
3. Atualizar exames médicos e laudos de Medicina e Segurança do Trabalho
Faça um levantamento das datas dos exames médicos periódicos e também levante as datas da atualização dos laudos de medicina e segurança do trabalho em todas as empresas. Tais informações serão solicitadas no eSocial e o PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – passará a ser eletrônico com a entrada do eSocial em vigor, o que exigirá que todas as atividades sejam descritas – mesmo para as atividades não expostas a agentes nocivos.
Faça um levantamento das datas dos exames médicos periódicos e também levante as datas da atualização dos laudos de medicina e segurança do trabalho em todas as empresas. Tais informações serão solicitadas no eSocial e o PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário – passará a ser eletrônico com a entrada do eSocial em vigor, o que exigirá que todas as atividades sejam descritas – mesmo para as atividades não expostas a agentes nocivos.
4. Rever contratos de Estagiários
O cumprimento da Lei do Estagio – Lei 11.788/08 – será cobrado através do eSocial. O exame médico é exigido pela legislação, bem como a designação de um supervisor com formação ou experiência profissional na área do estágio. Tal supervisor será identificado no eSocial com nome e CPF. Caso não atenda a legislação, o estágio poderá ser considerado como vínculo empregatício. Reveja os contratos de estágio nas empresas clientes e corrija o que não estiver de acordo com a lei 11.788/08. No site do Ministério do Trabalho há o Manual de Aprendizagem, disponível para download.
O cumprimento da Lei do Estagio – Lei 11.788/08 – será cobrado através do eSocial. O exame médico é exigido pela legislação, bem como a designação de um supervisor com formação ou experiência profissional na área do estágio. Tal supervisor será identificado no eSocial com nome e CPF. Caso não atenda a legislação, o estágio poderá ser considerado como vínculo empregatício. Reveja os contratos de estágio nas empresas clientes e corrija o que não estiver de acordo com a lei 11.788/08. No site do Ministério do Trabalho há o Manual de Aprendizagem, disponível para download.
5. Analisar a Tributação
Todos os proventos e descontos serão informados no eSocial, havendo o envio da Tabela de Rubricas já no Cadastro Inicial e uma “cópia” da folha de pagamento mensalmente, onde Governo e Trabalhadores terão acesso a todos os dados. A Tabela de rubricas informará aos entes participantes a tributação de todos os proventos. Reveja se as tributações dos proventos pagos pelas empresas estão de acordo com a legislação vigente.
Todos os proventos e descontos serão informados no eSocial, havendo o envio da Tabela de Rubricas já no Cadastro Inicial e uma “cópia” da folha de pagamento mensalmente, onde Governo e Trabalhadores terão acesso a todos os dados. A Tabela de rubricas informará aos entes participantes a tributação de todos os proventos. Reveja se as tributações dos proventos pagos pelas empresas estão de acordo com a legislação vigente.
6. Fazer a Qualificação Cadastral
Será necessário fazer a Qualificação Cadastral de todos os trabalhadores, que é o batimento do “Nome X Data de Nascimento X CPF X NIS (PIS/PASEP/NIT)”. Aguarde a divulgação do aplicativo e assim que estiver disponível, faça a qualificação dos trabalhadores, inclusive dos estagiários e empregados afastados. Posteriormente, sempre que houver uma admissão a qualificação deverá ser realizada antes do envio, para evitar bloqueios dos cadastros.
Será necessário fazer a Qualificação Cadastral de todos os trabalhadores, que é o batimento do “Nome X Data de Nascimento X CPF X NIS (PIS/PASEP/NIT)”. Aguarde a divulgação do aplicativo e assim que estiver disponível, faça a qualificação dos trabalhadores, inclusive dos estagiários e empregados afastados. Posteriormente, sempre que houver uma admissão a qualificação deverá ser realizada antes do envio, para evitar bloqueios dos cadastros.
7. Identificar as atividades da empresa
Reveja todas as atividades das empresas. A melhor forma é ligar para empresa e perguntar quais atividades ela desenvolve. Tal procedimento é necessário para conferir os contratos sociais, alvarás e cadastro no CNPJ, além de informar corretamente a Classificação Tributária da empresa no eSocial.
Reveja todas as atividades das empresas. A melhor forma é ligar para empresa e perguntar quais atividades ela desenvolve. Tal procedimento é necessário para conferir os contratos sociais, alvarás e cadastro no CNPJ, além de informar corretamente a Classificação Tributária da empresa no eSocial.
8. Promover treinamento e capacitação
Capacite os empregados do Setor de Pessoal. Se na empresa cliente houver algum colaborador que possa fazer o contato com a empresa contábil, recomendamos também a capacitação do colaborador. No portal do eSocial há um arquivo de “Perguntas Frequentes” com várias perguntas respondidas pelo Comitê Gestor do eSocial e recomendo o download. Mas não é só para conhecer o eSocial A capacitação contínua nas áreas trabalhista e previdenciária serão necessárias, já que o eSocial abrangerá todas as informações de tais áreas.
Capacite os empregados do Setor de Pessoal. Se na empresa cliente houver algum colaborador que possa fazer o contato com a empresa contábil, recomendamos também a capacitação do colaborador. No portal do eSocial há um arquivo de “Perguntas Frequentes” com várias perguntas respondidas pelo Comitê Gestor do eSocial e recomendo o download. Mas não é só para conhecer o eSocial A capacitação contínua nas áreas trabalhista e previdenciária serão necessárias, já que o eSocial abrangerá todas as informações de tais áreas.
9. Criar equipe “eSocial” e Plano de Ação
Designe um líder do eSocial e uma equipe multidisciplinar para estudar a implantação do eSocial. O líder deve ter um conhecimento aprofundado sobre a legislação trabalhista, previdenciária e sobre o eSocial. O plano de ação pode ser o conhecido como “5W2H” (Quem faz, quando faz, como faz, porque faz, quanto custa etc), gerando um documento para cada um dos arquivos/eventos do eSocial.
Designe um líder do eSocial e uma equipe multidisciplinar para estudar a implantação do eSocial. O líder deve ter um conhecimento aprofundado sobre a legislação trabalhista, previdenciária e sobre o eSocial. O plano de ação pode ser o conhecido como “5W2H” (Quem faz, quando faz, como faz, porque faz, quanto custa etc), gerando um documento para cada um dos arquivos/eventos do eSocial.
10. Comunicar sobre Multas e Penalidades
Envie uma lista das penalidades já existentes na legislação trabalhista e previdenciária em caso de descumprimento das obrigações por parte do empregador. Lembre também que segundo o Regulamento do FGTS (Decreto 99.684/90), o empregador que deixar de pagar o FGTS não poderá pagar pro-labore e em caso de mora de mais de três meses também poderá perder os incentivos fiscais, como a continuação na tributação do Simples Nacional.
Envie uma lista das penalidades já existentes na legislação trabalhista e previdenciária em caso de descumprimento das obrigações por parte do empregador. Lembre também que segundo o Regulamento do FGTS (Decreto 99.684/90), o empregador que deixar de pagar o FGTS não poderá pagar pro-labore e em caso de mora de mais de três meses também poderá perder os incentivos fiscais, como a continuação na tributação do Simples Nacional.
Todos os sistemas que gerarem dados para o eSocial precisão ser adaptados, porém as dicas expostas não necessitam de novos programas e tão somente de ação imediata. Há bastante trabalho a fazer enquanto não chega a obrigação final. E aí, vai ficar esperando? Mãos à obra!
Fonte: Zenaide Carvalho. Site WKSISTEMAS
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