O que é e para que serve o SPED Fiscal?

Conheça as nomenclaturas, erros, benefícios e muito mais sobre uma das obrigações do contribuinte: o SPED Fiscal.

Assim como o eSocial, o SPED Fiscal é uma das obrigações acessórias praticadas pelo contribuinte, que têm o objetivo de padronizar o fornecimento de informações fiscais das empresas (ICMS e IPI), assim como oficializar sua entrega através do envio via internet. Ou seja, trata-se de uma solução tecnológica, fornecida para digitalizar o processo de escrituração fiscal da Receita Federal do Brasil.

Confira tudo que você precisa saber sobre o SPED Fiscal.

Neste post estamos nos referindo exclusivamente ao Fiscal, mas apenas para conhecimento, existem outras  obrigações vinculadas ao projeto SPED:

• SPED Contribuições
• SPED Contábil
• Escrituração Contábil Fiscal
• Nota Fiscal Eletrônica
• Conhecimento de Transporte Eletrônico
• eSocial
• EFD-Reinf

E para quem ainda não sabe, SPED é a sigla para Sistema Público de Escrituração Digital.

A entrega da modalidade de escrituração Fiscal é realizada através de um arquivo no formato texto, que deve ser submetido ao Programa Validador e Assinador (PVA) fornecido pela própria Receita Federal. Aliás, a própria entidade fornece um guia bem completo com passo a passo e outras informações de interesse do contribuinte, para que este se sinta informado o suficiente para evitar qualquer tipo de problema ou imprevisto no momento da validação, otimizando assim ainda mais o processo.

Após a verificação, que confirma a inexistência de erros ou inconsistências de qualquer natureza, uma certificação é emitida e assinada por uma entidade credenciada.

Quais informações são fornecidas via SPED Fiscal?

Resumidamente, todas aquelas referentes ao ICMS e IPI das empresas. São elas:

• Registros fiscais de entrada e saída (mercadorias, transportes, serviços com ICMS)
• Apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas
• Cadastros de produtos, estabelecimentos, clientes, fornecedores
• Informações adicionais
• Dados de produção (o que foi produzido, entrou e saiu)
• Estoque / Inventário
• CIAP – Controle de Crédito de ICMS (como no caso de quais os ativos imobilizados podem ter gerado crédito para a empresa)
• Informações específicas de alguns segmentos (combustíveis, energia elétrica, medicamentos etc)

Quais os erros mais comuns cometidos no momento da transmissão do SPED Fiscal?

Apesar de ter um preenchimento bastante detalhado e contar com um manual bem completo fornecido pelo Governo, existem alguns erros que podem ser facilmente evitados e que podem poupar muita dor de cabeça no momento da entrega. Listamos abaixo alguns dos mais comuns para que você já esteja atento no momento do preenchimento do seu SPED:

Errar no valor total do documento fiscal

A principal causa desta ocorrência é a desatenção dos funcionários no momento de somar os valores no momento de informar ao sistema. Porque como os dados de emissão de NF-e também são declarados, no momento de confrontar os números, há discrepâncias. Por isso é importante deixar a equipe ciente de que o trabalho feito com desatenção é sempre feito duas vezes e atrapalha muito a produtividade de todos.

Informar os documentos com sequência numérica incorreta

Quem trabalha na área fiscal de qualquer empresa, sabe que o volume de notas fiscais eletrônicas emitidas diariamente é altíssimo, assim com o número de cancelamentos é proporcionalmente grande. No momento de enviar esses dados ao SPED Fiscal, se a empresa esquecer de informar inclusive as canceladas, a quebra na numeração pode gerar bastante retrabalho da equipe. E como fazer esse trabalho sem erro? Com um bom ERP, como o da Senior Sistemas, que automatiza este processo e evita esse tipo de problema no momento da transmissão dos dados.

Leia também: O que significa ERP? [Enterprise Resource Planning]

Nomenclatura Comum do Mercosul com alíquotas erradas

Apesar de não ser novidade pra ninguém que a NCM é atualizada periodicamente, muitas empresas acabam por esquecer de fazer atualização no seu sistema de emissão de notas – e, atualmente, esse erro pode ser traduzido pelo governo como uma tentativa de evasão fiscal. Para evitar este transtorno, esteja atento às atualizações, ou conte com um bom ERP que permita esta atualização – como é o caso da solução da Senior Sistemas.

Utilizar códigos e descrições discrepantes

Um erro muito mais comum do que se imagina é quando diferentes códigos descrevem a mesma mercadoria ou o contrário: mesmo códigos descrevem diferentes mercadorias. Uma pequena distração que pode custar até multa para as empresas. Para resolver esta questão, quando o volume de transações é alto e torna-se impossível a checagem manual de cada nota emitida, é adotar um software que realize essas conferências automaticamente. O resultado é segurança para a sua empresa e maior produtividade para a sua equipe.

Apresentar blocos de movimentação abertos

Como se sabe, cada bloco do SPED Fiscal possui um registro de abertura e um de encerramento. E o que acontece com muita frequência é que os blocos são abertos e quando a operação não é concluída, não são fechados. O resultado é que no momento da entrega o programa sinaliza a falta de blocos – já que os que estão abertos, não são contados. A resolução para a questão é muito simples: sempre que abrir um bloco, é necessário providenciar seu encerramento, ainda que não haja nenhum dado a ser informado. Desta maneira, a contagem segue normalmente e o sistema não acusa qualquer inconsistência.

Só o governo ganha com o SPED Fiscal?

A boa notícia é que não, as empresas também tem ganhos significativos com a adoção do SPED Fiscal, ainda que obrigatória. Um deles é a agilidade no processo, já que entre baixar o PVA do SPED, preenchê-lo e enviá-lo leva-se em média 2h, muito menos tempo do que se perdia ao fazer todas as outras declarações anteriores, agora compiladas em uma só.

A redução de gastos com papel e deslocamentos da equipe também é bastante reduzido, sem falar nos profissionais que passavam várias horas por dia realizando tarefas operacionais. Longe de provocar a redução de pessoal como muita gente teme, a tecnologia existe para tornar o trabalho de todos muito mais produtivo e estratégico, já que o rendimento de todos aumenta e muito, retornando em mais ativos para a empresa.

                                                                             FONTE: BLOG DA SENIOR