Um dos assuntos recorrentes aqui no blog é o software ERP. Já abordamos diversas questões que envolvem essa solução, desde como escolher a melhor opção de sistema para a empresa até sua importância para a sustentabilidade dos negócios. Hoje, voltamos a um detalhe essencial da etapa da escolha que, muitas vezes, passa despercebido dos empresários: o método de implantação do ERP.
Geralmente, quando o empresário ou o gestor vai escolher o sistema, ele volta sua atenção para as funcionalidades, ou seja, para as tarefas que o software vai realizar para resolver as atividades da empresa. O “como ele vai realizar” não é muito pensado. Porém, é exatamente nesse ponto que as coisas podem dar problema. Por isso a importância de pensar no método de implantação do ERP.
Por que pensar no método de implantação do ERP é importante?
O que poderia dar errado? Vamos ver com alguns exemplos: a sua empresa nunca utilizou um software para fazer a gestão, mas agora você achou um anúncio pela internet de um sistema que oferece inúmeras vantagens. É só instalar um aplicativo e sair usando, porém, não fala nada sobre implantação. Você instalou o app, seu computador travou e as informações da empresa, agora, estão presas na assistência técnica.
Ou você negociou com um fornecedor que foi até sua empresa, conheceu suas instalações e disse que eram ótimas, que poderiam suportar muito bem o sistema vendido por ele. Tudo isso sem falar sequer com um dos seus profissionais de TI ou apresentar uma informação técnica. Contudo, na hora H, uma surpresa: sua infraestrutura técnica não seria capaz de suportar aquela solução — algo que a área de TI saberia apontar logo no início. E agora? Complicado, não é mesmo?
Lembre-se sempre: qualquer método de implantação do ERP começa pelo departamento de TI ou, pelo menos, precisa contar com o auxílio de um profissional da área. Além disso, ao pesquisar os possíveis fornecedores do seu sistema de gestão, inclua como pré-requisito básico que ele tenha um método de implantação do ERP estruturado e bem definido, de preferência que seja compatível com a forma de trabalhar da sua empresa. Assim, não precisará se preocupar com a maneira que ele executa suas tarefas.
Ao que ficar atento em relação ao método de implantação do ERP
Bom, você já sabe que é indispensável que um fornecedor ofereça um bom método de implantação do ERP, que conte com profissionais de TI especializados no assunto, como já falamos. Eles podem trabalhar de maneira independente ou integrados à equipe da própria empresa, tudo vai depender do escopo da atividade. Mas, além disso, um método eficiente precisa de mais alguns pontos-chave.
Um deles é o planejamento. Assim como a empresa se planeja para comprar, treinar o pessoal e começar a usar o software, o modelo de implementação do fornecedor também precisa ter início, meio e fim bem definidos. E aqui já entra um outro fator que tem bastante relevância dentro dos métodos: a maneira como se dará o relacionamento entre empresa e fornecedor durante a implantação.
Digamos que a sua empresa é uma indústria e o fornecedor precisa fazer a primeira etapa da implantação durante o período do expediente para poder testar as funcionalidades de forma real. Isso implica fazer uma parada nas atividades por 30 minutos. Se não houver uma boa relação, no sentido de tudo estar bem alinhado e da comunicação ser clara e objetiva, essa etapa pode gerar um grande problema para todo mundo.
Outra questão em relação ao método é o orçamento. Da mesma forma que o cronograma precisa ser seguido para que todas as atividades comecem e terminem dentro do prazo, é importante que o método de implantação do ERP tenha um rígido controle de custos, ficando o realizado dentro do planejado. Para isso, por exemplo, é fundamental prever emergências e imprevistos. Se elas não ocorrerem, os valores retornam como economia.
Para fechar os itens principais de um método de implantação do ERP, o que ainda precisa ser observado é a questão da segurança. Verifique quais são as precauções que fornecedores tomam tanto durante o desenvolvimento da solução quanto durante a implantação. Verifique os sistemas de segurança usados, o banco de dados, a plataforma em nuvem (quando for o caso), os controles de acesso, enfim, tudo o que envolve a segurança das informações da sua empresa.
FONTE:BLOG WK SISTEMAS
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