NF-E e seu correto armazenamento

Com o advento do Sistema Público e Escrituração Digital – Sped e da Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, os velhos formulários em papel deram lugar aos arquivos XML (Extended Markup Language). O modelo antigo da Nota Fiscal, conhecido como 1 e 1A, precisava ser armazenado em caixas, armários ou fichários. Já o novo documento veio para otimizar o processo de organização, guarda e gerenciamento dos arquivos eletrônicos, o que facilita a recuperação e o intercâmbio das informações. Ou seja: o que antes ocupava espaços físicos, hoje pode ser guardado em um pequeno HD de computador.

Contudo, o que veio para simplificar a vida dos contribuintes, ainda traz problemas. Atualmente, as duas principais questões que interferem em uma boa implantação da Nota Fiscal Eletrônica, criada em 2005 e válida em todos os Estados brasileiros, são: a falta de entendimento da legislação em vigor, que sofre alterações constantes, e a ausência da identificação da complexidade do assunto.

Por exemplo: a mudança da Nota Fiscal do meio físico para o digital não mudou em nada a necessidade de armazenar, de forma segura, o documento, conforme a legislação vigente. Entretanto, muitos empresários ainda ignoram que a Nota Fiscal Eletrônica deve ser armazenada obrigatoriamente, com segurança, pelo período de cinco anos. Além disso, vários acabam guardando apenas as NF-e emitidas, se esquecendo que a legislação obriga o armazenamento, pelos mesmos cinco anos, das notas recebidas de seus fornecedores.

Outros, acostumados com a antiga nota em papel, ainda acreditam que basta guardar o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – Danfe. Como o próprio nome diz, o Danfe é um documento auxiliar. O único documento com validade fiscal é o XML. É por meio dele que o governo tem como saber, em tempo real, todos os detalhes do negócio. Precisamos mudar o hábito de guardar o papel e temos que nos acostumar a armazenar o arquivo digital. Além de guardar as Notas por cinco anos, é aconselhável sempre verificar se o arquivo gerado é válido, já que, pelo conceito da NF-e, a validade do documento fiscal só é assegurada por meio da assinatura digital, Tecnologia que garante a integridade e autenticidade de arquivos eletrônicos. Se a assinatura eletrônica não for válida, mesmo que a Nota Fiscal Eletrônica estiver autorizada, o contribuinte estará armazenando um documento inválido e, com certeza, sofrerá consequências.

Para o armazenamento das notas, muitas empresas, principalmente as de pequeno porte, utilizam o software gratuito disponibilizado pelo governo. Porém, esse procedimento não é adequado, uma vez que essa ferramenta não dispõe de nenhum recurso seguro. É a velha história do barato que sai caro. Dessa forma, é aconselhável e recomendável fazer um Investimento financeiro. Com certeza, o valor desse Investimento será recompensado pela segurança desejada. A perda de um arquivo digital da Secretaria Estadual da Fazenda – Sefaz equivale ao extravio da via do contribuinte da Nota Fiscal antiga. Portanto, todo cuidado é pouco!

Guarde as notas fiscais emitidas e recebidas para evitar problemas com o Fisco.

SOLUÇÃO WK PARA NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS

Para atender todas as questões envolvendo emissão, gerenciamento, mensageria, acompanhamento e controle das NF-e, a WK Sistemas disponibiliza aos seus clientes, o “Radar NF-e”.

O Radar NF-e automatiza todo o processo de emissão da NF-e, faz o armazenamento eletrônico dos arquivos em Datacenter, envia automaticamente os arquivos aos destinatários e disponibiliza portal Web para consultas e resgates dos arquivos. Além destes recursos, a empresa pode contar, também, com rotinas de backup nativas da solução Radar Empresarial onde é possível guardar, com total segurança, os XMLs recebidos.

A Solução visa, ainda, garantir que clientes usufruam de todos os benefícios desta legislação, como redução de custos e tempo de impressão, simplificação de obrigações acessórias, entre outros.

Maiores informações ligue para a SOFTVALE Sistemas - Revenda WK Sistemas no Vale do Paraiba, Tel: 12 3132 7499

Fonte: WK Sistemas www.wk.com.br

Prazo entrega RAIS ano base 2012 vai até o dia 8 de Março

 

Prazo legal de entrega da declaração da RAIS ano-base 2012 inicia-se em 15 de janeiro de 2013 e o término se dará em 08 de março de 2013. A Portaria nº 05, de 08 de janeiro de 2013 que aprova instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais - RAIS ano-base 2012 foi publicada no DOU (Diário Oficial da União) de 09 de janeiro de 2013.

Já está disponível para DOWNLOAD:

 

CERTIFICAÇÃO DIGITAL - A partir de 2013, todos os estabelecimentos ou arquivos que possuírem 20 ou mais vinculos empregatícios deverão transmitir a declaração utilizando um certificado digital válido padrão ICP Brasil. A obrigatoriedade também inclui os órgãos da Administração Pública.
Para a transmissão da declaração da RAIS de exercícios anteriores, com empregado, também será obrigatória a utilização de certificado digital, inclusive para os órgãos da Administração Pública.
A entrega da declaração é obrigatória e o atraso na entrega está sujeito a multa conforme previsto no ART. 25 da Lei nº 7.998, de 11/01/1990. 

 

 

 

Fonte: Ministero do Trabalho
 

Novo modelo contábil para Microempresas e Empresas de Pequeno Porte

Através da Resolução nº 1.418/12 o CFC – Conselho Federal de Contabilidade aprovou recentemente um modelo de contabilidade específico para ME – Microempresa e EPP – Empresa de Pequeno Porte.

Conforme determina a Resolução, entendem-se como “ME” ou “EPP” as empresas cuja receita bruta em cada ano calendário seja de:

• até R$ 360.000,00 (trezentos e sessenta mil reais), definida como Microempresa;
• e de R$ 360.000,01 até R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais) como Empresa de Pequeno Porte.

Essas empresas tem agora um modelo simplificado para escrituração e elaboração de suas demonstrações contábeis. Com isso, estas empresas ficam desobrigadas de adotarem as Normas Internacionais de Contabilidade para PMEs (IFRS para Pequenas e Médias Empresas), afinal, agora elas têm a sua própria Resolução do CFC, que é a 1.418/12.

Engana-se quem acredita que as normas do IFRS (International Financial Reporting Standards) não estão presentes no modelo contábil das MEs e EPPs. O item 20 da Resolução menciona que “se um item do ativo imobilizado apresentar evidências de desvalorização, passando a ser improvável que gerará benefícios econômicos futuros ao longo de sua vida útil, o seu valor contábil deve ser reduzido ao valor recuperável, mediante o reconhecimento de perda por desvalorização ou por não recuperabilidade (impairment)”.

A Resolução também determina que, além da elaboração do Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado, a entidade elabore as Notas Explicativas ao final de cada exercício social e, também, apresente os valores em modo comparativo.

Apesar de não serem obrigatórias no modelo contábil simplificado, o Conselho Federal de Contabilidade estimula a elaboração do conjunto completo das Demonstrações Contábeis, que são, além das descritas no parágrafo anterior, a Demonstração dos Fluxos de Caixa, a Demonstração do Resultado Abrangente e a Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido.

No Balanço Patrimonial, a entidade deve classificar os ativos como Ativo Circulante e Não Circulante e os passivos como Passivo Circulante e Não Circulante.

Esse modelo simplificado de contabilidade deve ser aplicado já para as demonstrações contábeis de 2012.

É importante não confundirmos os modelos contábeis de ME – Microempresa e EPP – Empresa de Pequeno Porte com PME – Pequena e Média Empresa.

 

 

 

 Para melhor compreensão no que se refere as Normas Internacionais de Contabilidade – IFRS, veja o quadro comparativo:

É importante destacar que o fato da empresa estar enquadrada como ME ou EPP não a restringe somente ao modelo contábil simplificado, ou seja, se ela realiza vendas ou compras a longo prazo de efeito relevante pode, perfeitamente – e deve –, efetuar o Ajuste a Valor Presente (AVP), por exemplo.

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Fonte : site WK Sistemas *Graziele França: contadora da WK Sistemas.

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