Blog Softvale: Posso trocar meu software de gestão para atender ao eSocial? Como fazer isso?

Se existiam dúvidas em relação à necessidade de automatizar os processos gerenciais, o eSocial acabou com elas. Isso porque a geração e o envio dos arquivos XML referentes
à obrigatoriedade precisam ser feitos internamente, pois não há um site para acessar e anexar os documentos. Ou seja, a comunicação entre o seu negócio e o Portal do eSocial deve ser feita por meio de softwares e aplicações da própria empresa.

A exceção fica por conta do empregador doméstico, do segurado especial, do microempreendedor individual e da empresa optante pelo Simples Nacional que tenha até um empregado. Para eles, há uma versão que pode ser acessada direto do site do eSocial. Basta ter um login, senha e, para alguns casos, o certificado digital. Mas se você tem a partir de dois funcionários, já não consegue usar esses módulos. Por isso, a melhor opção é buscar um software completo para fazer isso.

E estamos aqui justamente para ajudá-lo a identificar a solução que vai resolver as necessidades da sua empresa em relação ao eSocial, independentemente se você vai começar a enviar as informações agora ou se está pensando em trocar o software que já usa no seu negócio. Siga com a gente e confira!

Como escolher a melhor solução para o eSocial?

O primeiro ponto a ser analisado é se o software que você pretende usar recebeu as devidas atualizações para cumprir todas as exigências do eSocial. Para verificar se isso aconteceu, o melhor é analisar a solução comparando-a com as orientações do Manual de Orientação do eSocial e do Manual do Desenvolvedor. Para que não haja inconsistências, todas as indicações precisam ser seguidas corretamente.

Depois, é importante verificar se esse software não está adaptado apenas ao eSocial. Hoje, dentro do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), do qual o eSocial faz parte, há inúmeras obrigações que precisam ser cumpridas, como a EFD-REINF, o Bloco K e o ECD, então, quanto mais completo ele for, melhor.

Além disso, claro, esse sistema precisa oferecer as funcionalidades necessárias para a gestão da sua empresa. Afinal, não faz sentido ter um software para administrar o negócio e outro para cumprir as obrigatoriedades do governo, não é mesmo? Por isso, prefira aqueles que dão suporte para todas as áreas, como um sistema de gestão integrado, que integra os setores e, normalmente, é adaptável às necessidades e à realidade de negócios de todos os portes e segmentos.

Com esses três itens em mente, você vai conseguir escolher a melhor solução para a sua empresa, cumprir com as obrigações do governo e, ainda, fazer uma gestão eficaz, garantindo uma vida longa e legal ao seu negócio.

O meu sistema não tem tudo o que eu preciso, posso trocar?

Essa é uma pergunta que acabou ficando bastante comum depois que o eSocial passou a fazer parte da rotina das empresas em janeiro de 2018 (confira o cronograma completo clicando aqui). E o principal motivo para isso é que várias empresas ficaram expostas a graves riscos, como multas e sanções legais, porque seus sistemas não tinham sido adaptados da maneira correta.

Pode parecer que o trabalho de adequação é algo simples, mas ele está exigindo bastante das equipes de desenvolvimento de softwares. É importante lembrar que, por meio do eSocial, os empregadores vão comunicar ao governo, de forma unificada, 15 obrigações. E que, para fazer isso, vão precisar gerar cerca de 40 arquivos XML, todos seguindo os leiautes preestabelecidos pela obrigatoriedade.

Então, caso todos os detalhes não tenham sido alterados, verificados e testados, os softwares podem gerar e enviar alguma informação errada ao eSocial, o que pode causar as consequências negativas. Diante disso, a resposta para a pergunta ali de cima é: sim, inclusive se você já fez o primeiro envio.